La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati (Database Link) e presenta notevoli benefici, in particolare per le aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. La conservazione sostitutiva è pertanto una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
Conservare digitalmente significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione (trasformazione del cartaceo in digitale).
WEBGATE E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Conservazione sostitutiva è il modulo della suite Webgate400 per la gestione degli archivi informatici che offre la possibilità di generare contenitori opportunamente organizzati contenenti una molteplicità di file di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o prodotto.
Le principali funzioni sono:
- molteplici funzioni di selezione dei documenti;
- integrazione totale con il modulo Database Link;
- catalogazione e categorizzazione automatica dei documenti;
- velocità e semplicità nella ricerca dei documenti;
- sicurezza e riservatezza delle informazioni.
Conservazione sostitutiva si presta non solo all’utilizzo secondo le normative di legge, ma anche come supporto all’organizzazione aziendale: consente di sfruttare la semplicità di selezione e organizzazione dei documenti al fine di poter generare volumi ottici, senza validità legale secondo le necessità, generando così strumenti autonomi nella loro gestione e nel tempo.
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